Onze vereniging hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Onze vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Koninklijke Harmonie Vermaak na Arbeid
Tav. Marijke Mortier
Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten (zoals de Doedag, open repetitie,…), personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers, lesgevers.
Leerlingen in het muziekonderwijs, muzikanten, lesgevers (intern-/extern), dirigent, bestuurs- en ereleden zijn allemaal geregistreerd als “lid” van onze vereniging.
Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?
Uw persoonsgegevens worden door onze vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
- Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
- Het bekomen van subsidiëring door een overheid (wettelijke verplichting)
- Het verlenen van (eventuele) financiële tussenkomsten/vergoedingen
- Om te kunnen deelnemen aan de muzikale uitvoeringen (uitvoering overeenkomst)
- Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen en maandelijkse circulaires. (gerechtvaardigd belang)
- Occasionele e-mails met een aanbod voor voorstellingen/uitvoeringen en concerten
In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.
We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Voor minderjarigen (jonger dan 18 jaar) wordt steeds de toestemming gevraagd van een ouder of voogd. Bijvoorbeeld: er wordt steeds gevraagd dat een ouder als verantwoordelijke de bruikleenovereenkomst voor de ontlening van een instrument mee ondertekent.
Website
De website van de vereniging wordt gehost door “svm-it.eu”. Er worden geen cookies toegepast op deze website. Deze website is beveiligd. Gegevens die op deze website geplaatst worden, worden bewaard op een beveiligde server.
Mailverkeer
De emailadressen van de leden worden beheert door de webmaster/secretaris met deze deeltaak. De mailhosting verloopt via een server. Communicatie naar leden/bestuursleden verloopt via algemene mailadressen waarbij de persoonlijke emailgegevens niet zichtbaar zijn voor anderen.
Het nemen en verwerking van fotomateriaal
Tijdens uitvoeringen worden algemene sfeerbeelden genomen; dit zijn niet-geposeerde en gerichte foto’s.
Foto’s van personen in close-up of geposeerde/gerichte foto’s kunnen genomen worden. Tenzij men daar op het moment zelf geen toestemming toe geeft.
Indien een lid van de Harmonie expliciet niet wenst gefotografeerd worden, moet dit tijdig melden aan de GDPR-verantwoordelijke of aan de fotograaf die de foto’s neemt.
Toestemming voor de verwerking van fotomateriaal
De foto’s worden in een beveiligde omgeving op de website geplaatst. Enkel leden kunnen deze gegevens inzien met gebruik van een eigen login en paswoord.
Indien een lid van de Harmonie niet wil dat beelden – waarin hij/zij staat afgebeeld – gepubliceerd worden, moet dit tijdig en vooraf melden aan de GDPR-verantwoordelijke of aan de fotograaf die de foto’s neemt.
Indien foto’s met gerichte/geposeerde beelden gebruikt worden voor publicitaire doeleinden (promofolder/affiches etc.), zal telkens om toestemming gevraagd worden aan de betrokken personen zelf.
Delen van fotomateriaal
De foto’s op de website kunnen enkel en alleen gedownload worden voor eigen gebruik.
Iedereen die een of meerdere foto’s na het downloaden, deelt op de diverse sociale mediaplatforms, doet dit met oog op de promotie van de Harmonie naar de buitenwereld en brengt deze dan ook op een positieve manier in beeld (alsook de bijschriften). Ieder lid neemt daarin zelf zijn verantwoordelijkheid en houdt daarbij ook rekening met de privacy van eventuele anderen op de desbetreffende foto’s.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners/verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met externe dienstverleners (verwerkers) – indien van toepassing – maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verstrekking aan derden – ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :
- Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (de federatie/koepel zelf, de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel, …) ;
- Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)
- Externe opleiders of lesgevers .
Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking, inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking… .
Coronamaatregelen
In kader van de heropstart van de activiteiten vanaf 1 juli 2020 worden volgende maatregelen getroffen inzake registratie van persoonsgegevens:
- Per repetitie wordt een deelnemerslijst aangelegd. Daarbij worden enkel de naam en voornaam geregistreerd met de aan/afwezigheid per repetitie.
- Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen leden van de drumband, harmonie en bestuursleden.
- Deze lijst wordt bewaard in een beveiligd “google-drive bestand” dat door alle bestuursleden raadpleegbaar is.
- Deze lijst wordt bijgehouden voor de duur van 30 dagen. Na deze termijn wordt deze lijst volledig wordt gewist.
Bij vragen/onduidelijkheden zijn er vaste aanspreekpunten.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op het verwijderen van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
U kan ons steeds contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel